ví dụ về email marketing

Các nhân viên dịch vụ khách hàng có thể sử dụng các mẫu ví dụ về email marketing dịch vụ khách hàng để cắt giảm thời gian phản hồi và cung cấp dịch vụ nhất quán cho khách hàng. Tuy nhiên, việc xây dựng một thư viện mẫu ví dụ vừa hiệu quả vừa có thể sửa đổi dễ dàng cần có thời gian. Đó là lý do tại sao chúng tôi viết các mẫu email dịch vụ khách hàng dưới đây, doanh nghiệp có thể chọn và điều chỉnh khi cần.

1. Thư xin lỗi khách hàng

Thư xin lỗi khách hàng

Khi vấn đề xảy ra, lời xin lỗi khách hàng chân thành vì sự bất tiện đó là một cách tuyệt vời để duy trì mối quan hệ với khách hàng, dù phải thừa nhận sự thất vọng của họ. Những email này cần phải thể hiện sự đồng cảm và thấu hiểu trong khi vẫn tôn trọng và trung thực. 

Ví dụ tham khảo:

Xin chào [Tên khách hàng], 

Cảm ơn bạn đã liên hệ. Việc làm hài lòng khách hàng là điều rất quan trọng đối với chúng tôi và tôi rất tiếc vì chúng tôi không thể đáp ứng yêu cầu của bạn. Tôi hoàn toàn tôn trọng quyết định của bạn và chỉ có thể xin lỗi vì bất kỳ vấn đề nào mà bạn gặp phải. 

Tôi đã sắp xếp việc hoàn lại tiền và yêu cầu nhân viên của chúng tôi xử lý mọi thủ tục giấy tờ cần thiết. Nếu bạn thay đổi quyết định, tôi sẽ ở đây để giúp bạn bằng mọi cách có thể. 

Trân trọng,

Ký tên

2. Gửi khách hàng đã ủng hộ các điều khoản tốt

Gửi khách hàng đã ủng hộ các điều khoản tốt

Tiếp theo là mẫu ví dụ về email marketing cảm ơn khách hàng. Nếu khách hàng không tiếp tục sử dụng các điều khoản tốt thì cũng đừng hủy bỏ cầu nối nào với họ, vì họ có thể quay trở lại trong tương lai. Hãy thân thiện và thực hiện các bước cần thiết để giữ liên lạc với họ mọi lúc.

Ví dụ tham khảo:

Xin chào [Tên khách hàng], 

Thay mặt cho thương hiệu của tôi, chúng tôi rất tiếc khi bạn ra đi. Chúng tôi rất vui vì đã cộng tác với bạn trong suốt thời gian qua và hy vọng các dịch vụ của chúng tôi đã hữu ích đối với bạn. Tôi hy vọng chúng ta sẽ giữ liên lạc và làm việc cùng nhau trong tương lai. Mong bạn có thể vui lòng cung cấp phản hồi và đề xuất để giúp chúng tôi cải thiện nhiều hơn. 

Trân trọng,

Ký tên

3. Gửi khách hàng đang thất vọng

Gửi khách hàng đang thất vọng

Những email này sẽ trấn an khách hàng và cung cấp đầy đủ trợ giúp dành cho họ. Điều doanh nghiệp cần làm là tập trung vào việc giải quyết vấn đề.

Ví dụ tham khảo:

Xin chào [Tên khách hàng]!

Tôi xin lỗi vì sự cố bạn đang gặp phải với [tính năng này]. Chúng tôi đang làm mọi cách để giải quyết vấn đề này nhanh nhất có thể. [Bao gồm các bước doanh nghiệp đang thực hiện, nếu có]. Để hỗ trợ bạn trong quá trình này, tôi cần một số thông tin từ bạn.

Bạn có thể cho tôi biết [thông tin quan trọng] được không? Trong khi đó, đây là một số hành động bạn có thể thực hiện để giải quyết sự cố: [trạng thái các hành động như khởi động lại, gửi lại,…]. Nếu những cách này không hiệu quả, tôi sẽ liên hệ lại với bạn [trong vòng một ngày làm việc] với một giải pháp thay thế. 

Trân trọng,

Ký tên

4. Trả lời khiếu nại của khách hàng

Trả lời khiếu nại của khách hàng

Vấn đề này thường sẽ khó đối phó nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng! Hãy tôn trọng, thấu hiểu và đảm bảo theo dõi các khiếu nại từ khách hàng.

Mẫu ví dụ về email marketing:

Xin chào [Tên khách hàng]!

Tôi rất xin lỗi vì bạn đã có trải nghiệm này. Điều quan trọng đối với chúng tôi là [đề cập đến giá trị công ty ở đây, ví dụ: phản hồi nhanh chóng cho khách hàng], [giải quyết trọng tâm của khiếu nại, ví dụ: “Không thể chấp nhận được việc khiến bạn phải chờ một tiếng đồng hồ”]. Chúng tôi đảm bảo rằng chúng tôi sẽ cải thiện dịch vụ của mình trong quá trình phát triển và học hỏi. [Chúng tôi rất trân trọng thời gian của bạn và chúng tôi đã áp dụng chiết khấu $5 cho lần mua hàng tiếp theo của bạn.] 

Cảm ơn bạn đã kiên nhẫn và hãy cho tôi biết nếu tôi có thể trợ giúp theo bất kỳ cách nào khác. Tôi xin lỗi một lần nữa vì sự bất tiện này. 

Trân trọng,

Ký tên

5. Trả lời cho thắc mắc của khách hàng

Trả lời cho thắc mắc của khách hàng

Giọng văn được sử dụng cho email cần phải tích cực – dù sao thì doanh nghiệp cũng có thể cung cấp tin tức tốt cho khách hàng. Hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ làm rõ bất kỳ chi tiết nào và hỏi khách hàng xem họ có cần thêm gì không. 

Mẫu email ví dụ:

Xin chào [Tên khách hàng], 

Cảm ơn bạn đã liên hệ! Tôi có câu trả lời cho câu hỏi của bạn về [chủ đề]. [Chi tiết câu trả lời, cung cấp thông tin chi tiết hữu ích về lý do tại sao sự cố lại xảy ra hoặc thông tin cơ bản về công ty]. Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào hoặc gặp bất kỳ vấn đề nào khác, hãy cho tôi biết, tôi sẽ sẵn lòng trợ giúp.

Chúc một ngày tốt lành,

Ký tên
Trên đây là 5 mẫu ví dụ về email marketing cho dịch vụ khách hàng đáng tham khảo với mọi doanh nghiệp. Doanh nghiệp hãy xem xét và áp dụng mẫu phù hợp cho thương hiệu của mình nhé!

IMP cung cấp những giải pháp marketing hiệu quả nhất giúp nâng cao doanh số, xây dựng thương hiệu và phát triển bền vững cho các doanh nghiệp trong ngành Dịch vụ, Giáo dục và Đào tạo