Hướng Dẫn Xây Dựng Hệ Thống Email Marketing Cho Doanh Nghiệp

Hiện nay, các đơn vị cung cấp dịch vụ Email Marketing xuất hiện rất nhiều trên thị trường, tuy nhiên, xây dựng hệ thống Email Marketing cho riêng doanh nghiệp vẫn là phương án tối ưu nhất mà doanh nghiệp nên tham khảo. Có lẽ đây là một khía cạnh khá khó khăn với những doanh nghiệp mới, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng đừng lo lắng, bài chia sẻ này của chúng tôi chính xác là những gì doanh nghiệp đang cần.

1. Vì sao nên xây dựng hệ thống Email Marketing?

Vì sao nên xây dựng hệ thống Email Marketing?

Liệu doanh nghiệp có tự hỏi “Vì sao phải xây dựng cả một hệ thống email marketing rắc rối trong khi có thể thuê dịch vụ bên ngoài?”, nếu có, ba yếu tố dưới đây sẽ là câu trả lời hoàn chỉnh nhất cho doanh nghiệp.

Tối ưu về giá cả

Tối ưu về giá cả

Đầu tiên là khả năng tối ưu về giá cả. Thông thường, một chiến dịch email marketing có thể chi ra đến vài triệu, vài chục triệu hoặc vài trăm triệu cho các dịch vụ vận hành email marketing bên ngoài, và tất nhiên, chắc chắn những dự án với các quy mô lớn hơn sẽ cần một số tiền lớn hơn nữa. Đây là một con số thực sự khổng lồ, và liệu nó có xứng đáng với kết quả mà doanh nghiệp nhận được? Câu trả lời khó có thể khẳng định được, vì hầu hết doanh nghiệp đều phải tiến hành đặt cọc trước khi thực hiện chiến dịch, và nếu chiến dịch không diễn ra như mong đợi, số tiền đó cũng sẽ trở nên vô giá trị. 

Thay vì chấp nhận rủi ro quá cao, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xây dựng hệ thống email marketing cho riêng mình và sử dụng nó như một cách tối ưu hơn khi nhắc đến vấn đề chi phí. Với khả năng quản lý và sử dụng nguồn vốn hợp lý, doanh nghiệp có thể sử dụng chính hệ thống email marketing của mình để vận hành chiến dịch tiếp thị tiết kiệm và nhanh chóng hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không phải đối mặt với rủi ro quá cao như khi thuê các dịch vụ bên ngoài, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp vừa bắt đầu kinh doanh hoặc có nguồn vốn hạn hẹp. 

Đối với quá trình xây dựng hệ thống Email Marketing của riêng mình, doanh nghiệp có thể tùy ý lựa chọn các nền tảng hỗ trợ với mức chi phí hợp lý hơn, tránh được trường hợp bị đôn giá quá cao khi đăng ký dịch vụ qua các bên trung gian. Ngoài ra, việc sử dụng và lựa chọn các gói dịch vụ từ nguồn đăng ký gốc sẽ giúp doanh nghiệp an tâm hơn trong quá trình sử dụng, loại bỏ khả năng bị can thiệp hoặc sử dụng không đúng mục đích đã đề ra.

Dễ quản lý

Dễ quản lý

Như đã đề cập, việc xây dựng một hệ thống riêng biệt cho các chiến dịch của doanh nghiệp không những giúp tối ưu chi phí, mà đây còn là cách giúp doanh nghiệp bảo vệ và quản lý chiến lược của mình. Thông qua hệ thống này, doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng về các rủi ro bị can thiệp hay phá hoại bởi bên thứ ba, ngược lại, quá trình quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn vì tất cả đều nằm trong phạm vi nội bộ. 

Đi sâu hơn, khi thuê một đơn vị cung cấp dịch vụ từ bên ngoài, trong quá trình làm việc chắc chắn sẽ khó tránh khỏi bất đồng quan điểm hoặc sự truyền đạt thông tin chưa chắc sẽ suôn sẻ. Điều này có thể dẫn đến nhiều khó khăn hơn cho quá trình xây dựng và phát triển chiến dịch tiếp thị mà doanh nghiệp đang thực hiện. Ngược lại, nếu doanh nghiệp là đơn vị duy nhất tham gia vào chính hệ thống Email Marketing của mình, mọi quyết định sẽ được xử lý nhanh chóng hơn, không cần thông qua sự đồng ý của quá nhiều bên khác nhau. Đồng thời, khi có cơ hội tự mình theo dõi và tiến hành chiến dịch, doanh nghiệp sẽ nắm rõ các thông tin, số liệu của chiến dịch hơn, từ đó việc quản lý và ra quyết định cũng sẽ không tốn quá nhiều thời gian.

Thuận tiện cho mọi chiến dịch

Thuận tiện cho mọi chiến dịch

Trên thực tế, việc xây dựng hệ thống Email Marketing không chỉ để sử dụng một lần duy nhất cho một chiến dịch duy nhất. Nếu doanh nghiệp có thể đảm bảo sự chỉn chu cho hệ thống của mình, chắc chắn doanh nghiệp có thể ứng dụng nó vào bất cứ chiến dịch nào trong hiện tại và tương lai. Theo đó, tuy mỗi chiến dịch sẽ cần có những phương hướng phát triển khác nhau, nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng cùng một nền tảng danh sách khách hàng, cùng một nguồn dữ liệu thông tin khách hàng, hay cùng một công cụ hỗ trợ Email Marketing cho các chiến dịch khác nhau. Tất cả đều sẽ được bao gồm trong một hệ thống Email Marketing mà doanh nghiệp đã bỏ nhiều tâm huyết để xây dựng. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp thuận tiện hơn khi tiến hành các chiến dịch mới, thay vì phải bắt đầu lại từ đầu như trường hợp doanh nghiệp thuê dịch vụ bên thứ ba cho chiến dịch của mình.

Thực hiện xây dựng hệ thống email marketing thế nào mới hiệu quả?

2. Mẹo xây dựng hệ thống email marketing đơn giản và hiệu quả

Mẹo xây dựng hệ thống email marketing đơn giản và hiệu quả

Có nhiều yếu tố quyết định một hệ thống email marketing được xây dựng hiệu quả hay không, nhưng chắc chắn, doanh nghiệp sẽ cần đến những mẹo dưới đây trong quá trình thiết lập hệ thống của riêng mình. 

Thiết lập nội dung cá nhân hóa theo nhóm khách hàng

Thiết lập nội dung cá nhân hóa theo nhóm khách hàng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần hiểu rõ xu hướng email marketing hiện nay là gì? Chắc chắn không còn là những thông điệp chung chung gửi đến tất cả khách hàng, ngược lại, từ khóa chính mà doanh nghiệp cần nắm bắt chính là “cá nhân hóa”. Vì sao cần phải cá nhân hóa? Mỗi nhóm khách hàng khác nhau đều có những nhu cầu mua sắm, sở thích mua sắm hoặc thói quen mua sắm khác nhau, nếu doanh nghiệp áp dụng chung một thông điệp cho tất cả, liệu sẽ đáp ứng được những gì họ cần? Chắc chắn là không. Vì vậy, hãy cá nhân hóa thông điệp của mình theo từng nhóm khách hàng phù hợp, vì một thông điệp có giá trị chính là một thông điệp được xây dựng hiệu quả, được gửi đúng người vào đúng thời điểm. 

Chọn lựa phần mềm hỗ trợ phù hợp

Chọn lựa phần mềm hỗ trợ phù hợp

Trong quá trình xây dựng hệ thống Email Marketing, doanh nghiệp cũng nên chọn lựa cho mình một đến hai phần mềm hỗ trợ phù hợp. Hiện nay, GetResponse, Sendy, SendinBlue hay Mailchimp đều là những cái tên nổi trội được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Những phần mềm này đều cung cấp những tính năng email marketing cơ bản với gói miễn phí. Tuy nhiên, với gói trả phí, mỗi phần mềm khác nhau sẽ đem đến cho doanh nghiệp những tính năng khác nhau với mức phí khác nhau, đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần tham khảo kỹ lưỡng hoặc sử dụng gói dùng thử miễn phí trước khi quyết định chọn mua gói trả phí của một phần mềm hỗ trợ nào đó. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần xác định nhu cầu sử dụng của mình để lựa chọn được phần mềm Email Marketing với những tính năng phù hợp.

Xây dựng template mẫu cho từng loại email

Xây dựng template mẫu cho từng loại email

Email chào mừng, email nhắc nhở giỏ hàng bị bỏ quên, email sau mua hàng,… có hàng tá loại email khác nhau và mỗi ngày, doanh nghiệp phải gửi đến hàng nghìn, hàng chục nghìn hay hàng trăm nghìn email cho khách hàng của mình. Chắc chắn, việc soạn nội dung từng email khi gửi sẽ không khả thi với số lượng quá lớn như vậy, đó cũng là lý do doanh nghiệp cần xây dựng mẫu template phù hợp cho từng loại email trước khi sử dụng. 

Kiểm tra và tinh chỉnh kịp thời

Kiểm tra và tinh chỉnh kịp thời

Đừng để đến khi kết thúc chiến dịch mới nhận ra kết quả quá khác xa so với mong đợi của doanh nghiệp. Để tối ưu hiệu quả chiến dịch, doanh nghiệp cần liên tục theo dõi và kiểm tra chiến dịch của mình, điều này sẽ cho phép doanh nghiệp có thể tinh chỉnh kịp thời cho một kết quả tốt hơn.
Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống Email Marketing hiệu quả hơn cho các chiến dịch sau này.

IMP cung cấp những giải pháp marketing hiệu quả nhất giúp nâng cao doanh số, xây dựng thương hiệu và phát triển bền vững cho các doanh nghiệp trong ngành Dịch vụ, Giáo dục và Đào tạo