Có thể doanh nghiệp đã biết, email xác nhận giao dịch không chỉ là phương thức xác nhận lại các thông tin quan trọng sau mỗi đơn đặt hàng thành công, mà nó còn là sự thể hiện cách làm việc chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Do đó, để đạt được hiệu quả tuyệt đối trong khâu chăm sóc khách hàng cũng như trong các chiến dịch email marketing, doanh nghiệp không nên bỏ qua các bí quyết viết email xác nhận giao dịch dưới đây.
Mọi Thắc Mắc Cần Giải Đáp Về Email Xác Nhận Đơn Hàng từ Blog Imp.
1. Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết
Điều đầu tiên và quan trọng bậc nhất mà một email xác nhận giao dịch phải đảm bảo chính là cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho khách hàng. Như đã đề cập, mỗi email xác nhận giao dịch được gửi đi cũng chính là một phương thức giúp doanh nghiệp thể hiện sự chuyên nghiệp của mình, do đó, sự đầy đủ, rõ ràng chính là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ email xác nhận giao dịch nào. Đặc biệt, doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ những thông tin quan trọng như thời gian đặt hàng, phương thức đặt hàng, tình trạng đã thanh toán/chưa thanh toán, phương thức thanh toán, giá, hình ảnh và mô tả của món hàng, thông tin giao hàng mà khách hàng đã cung cấp, thời gian giao hàng dự kiến… Hãy luôn nhớ, chỉ khi xác nhận đầy đủ các thông tin quan trọng thì đơn hàng mới có thể bắt đầu xuất kho, gửi email xác nhận đơn hàng cũng là một cách hiệu quả để tránh được các vấn đề xảy ra trong quá trình giao nhận hàng.
2. Cập nhật tình trạng đơn hàng
Trong email xác nhận đơn hàng, doanh nghiệp cũng nên cung cấp tình trạng đơn hàng để khách hàng dễ dàng theo dõi và an tâm hơn khi chờ nhận hàng. Doanh nghiệp nên nói rõ tình trạng đơn hàng hiện tại, một số trường hợp có thể tham khảo như: đơn hàng đang được xử lý, khách hàng đã đặt hàng thành công, đơn hàng đã được gửi đi, đơn hàng đang trong quá trình vận chuyển… Hãy luôn cập nhật tình trạng đơn hàng để khách hàng có thể nhắm chừng thời gian giao hàng và sẵn sàng để nhận hàng, ngoài ra việc nhận được thông tin đơn hàng còn giúp khách hàng có thể phản hồi và đề nghị thay đổi ngày giao hàng kịp thời nếu khách hàng không thể nhận hàng vào ngày giao dự kiến.
3. Gợi ý các sản phẩm liên quan
Trong cẩm nang hướng dẫn cách viết email marketing, doanh nghiệp luôn cần phải đặt mục tiêu đường dài là sinh ra lợi nhuận. Điều này có nghĩa là, phần lớn các loại email marketing liên quan tới sản phẩm/dịch vụ đều nên kèm theo các gợi ý về những sản phẩm/dịch vụ liên quan để thúc đẩy, kích thích khách hàng tiếp tục mua các sản phẩm/dịch vụ khác của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp kinh doanh chủ yếu về phân phối các sản phẩm điện thoại, trong mỗi email xác nhận giao dịch mua điện thoại, doanh nghiệp có thể gợi ý thêm các sản phẩm liên quan như ốp lưng điện thoại, tai nghe, cục sạc dự phòng… Đặc biệt, hãy đính kèm các ưu đãi hấp dẫn khi khách hàng mua sản phẩm theo “combo” để thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm liên quan hiệu quả hơn.
4. Thể hiện sự quan tâm với khách hàng
Bên cạnh việc xác nhận các thông tin quan trọng, doanh nghiệp đừng quên gửi đến khách hàng một lời cảm ơn chân thành vì đã quyết định lựa chọn sản phẩm/dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp. Ngoài ra, hãy gửi kèm một số mã ưu đãi hoặc thông tin khuyến mãi để khách hàng có thể sử dụng vào lần mua hàng sau. Đây cũng là một cách thiết thực thúc đẩy khách hàng tiếp tục mua hàng và gắn bó với doanh nghiệp dài lâu hơn.
5. Luôn tập trung vào nhận diện thương hiệu
Với email xác nhận giao dịch nói riêng và các loại email marketing nói chung đều cần mang cá tính, sự độc đáo để tăng độ nhận diện thương hiệu đối với các khách hàng mới. Vì vậy, khi viết email xác nhận giao dịch, doanh nghiệp nên thể hiện nét độc đáo của mình qua thiết kế email, văn phong email, chữ ký cuối email… Những chi tiết tưởng chừng nhỏ nhất đều có thể giúp gia tăng độ nhận diện thương hiệu, đừng bỏ qua nhé.
Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, doanh nghiệp rất cần phải biết các cách viết email xác nhận giao dịch kể trên. Điều này không chỉ thể hiện được phong cách chuyên nghiệp, mà còn giúp doanh nghiệp giữ chân được khách hàng của mình.
