mẫu email chăm sóc khách hàng

Đối với bất kỳ chiến dịch Email Marketing nào, việc tạo các mẫu email chăm sóc khách hàng cũng rất cần thiết. Không chỉ có tác dụng thúc đẩy lượt tương tác cũng như khả năng gia tăng doanh số, những email này còn là trợ thủ đắc lực giúp mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng trở nên bền chặt hơn, đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn trong tương lai. 

1. Từ chối yêu cầu đóng góp hoặc nhận tài trợ

Từ chối yêu cầu đóng góp hoặc nhận tài trợ

Một khách hàng quan trọng gửi cho doanh nghiệp yêu cầu tài trợ cho một giải đấu địa phương. Sự kiện này rõ ràng là rất quan trọng đối với họ, đồng thời, đây cũng là vị khách hàng quan trọng đối với doanh nghiệp. Rất tiếc, doanh nghiệp không có ngân sách hoặc thời gian để tham gia.

Một trường hợp khác, một khách hàng lâu năm gửi email hỏi liệu cháu của họ có thể đến tiệm của doanh nghiệp để bán bánh quy Girl Scout cho khách hàng của doanh nghiệp hay không. Đây là vấn đề chính mà doanh nghiệp cần xử lý, vì lời đề nghị này đã đi ngược với nguyên tắc làm việc của doanh nghiệp.

Biện pháp tốt nhất trong tình huống này là tìm cách che đậy lời từ chối bằng một cách nào đó nhẹ nhàng. Bằng cách này, doanh nghiệp không khiến khách hàng cảm thấy quá khó chịu nhưng vẫn có thể từ chối một cách duyên dáng. Một phản hồi rất cá nhân cũng có thể hữu ích trong các trường hợp này.

Mẫu email tham khảo:

Xin chào Hoàng,

Cảm ơn bạn đã đề nghị đưa cháu gái của bạn lên đây để bán bánh quy. Tôi chắc rằng chúng rất ngon và cô bé cũng luôn cư xử lễ phép. Thật không may, tiệm của chúng tôi có quy tắc không bán hàng đối với nhân viên của mình và tôi không muốn mang đến cảm giác không thoải mái cho họ.

Tuy nhiên, tôi đặc biệt khá thích bánh quy nên hãy cho tôi đặt cho tôi 5 hộp bánh quy hương bạc hà nhé! 

Cảm ơn và hẹn gặp lại bạn!

Phương

2. Xử lý sự cố hoặc sản phẩm bị lỗi

Xử lý sự cố hoặc sản phẩm bị lỗi

Khi những người khác dựa vào trang web, gói phần mềm hoặc ứng dụng của doanh nghiệp để điều hành công việc kinh doanh của họ, việc những sản phẩm này bị lỗi trong quá trình hoạt động thật đáng xấu hổ. Điều này cũng đúng nếu doanh nghiệp sản xuất một mặt hàng có sai sót. Doanh nghiệp cần phải chịu trách nhiệm, đảm bảo với khách hàng rằng doanh nghiệp đang hướng tới một giải pháp hiệu quả và khách hàng nên duy trì niềm tin vào thương hiệu của mình. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:

  • Cá nhân hóa mọi email chăm sóc khách hàng.
  • Trung thực về những gì doanh nghiệp biết và không biết.
  • Cung cấp cho khách hàng một đầu mối liên hệ để biết thêm thông tin.

Cuối cùng, đừng cho khách hàng của doanh nghiệp thêm lý do để thất vọng. Hãy đảm bảo rằng email của doanh nghiệp đã được chỉnh sửa và hiệu đính chính xác.

Ngoài những hình thức marketing tiêu tốn nhiều ngân sách của bạn. Thì cũng có các hình thức marketing 0 đồng mà doanh nghiệp cần biết, giúp tiết kiệm chí phí và mang lại nhiều hiệu quả. 

3. Xoa dịu khách hàng đang tức giận

Xoa dịu khách hàng đang tức giận

Một số khách hàng tức giận với lý do rất chính đáng, những trường hợp ngược lại thường không quá nhiều. Tuy nhiên, trong mọi trường hợp, doanh nghiệp chắc chắn muốn giải quyết tình hình để mọi người đều thoải mái. Doanh nghiệp nên gửi một email có nội dung tốt để giúp xoa dịu khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài. Doanh nghiệp có thể làm điều này bằng cách thừa nhận cảm xúc của khách hàng, giải quyết vấn đề khi doanh nghiệp thực sự hiểu nó, đồng thời xin lỗi và đưa ra giải pháp.

Mẫu email tham khảo:

Chào Andrew,

Tôi vừa đọc nhận xét của bạn trên Yelp. Tôi rất buồn khi biết rằng bạn không vui vì chúng tôi không thể đáp ứng được sự nhạy cảm với thực phẩm của bạn. Chúng tôi muốn mang đến cho tất cả thực khách những trải nghiệm tuyệt vời. Tôi rất tiếc vì chúng tôi đã không suy nghĩ chu toàn với trường hợp của bạn. Mong bạn vui lòng chấp nhận phiếu giảm giá tôi đã gửi kèm để có một món khai vị miễn phí trong lần tiếp theo.

Cảm ơn vì đã dành thời gian cho tôi,

Susan, đầu bếp và chủ sở hữu.

Các mẫu email hiệu quả này sẽ giúp chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn, từ đó doanh nghiệp có thể duy trì mối quan hệ lâu dài tốt hơn.