Các Mẫu Email Chăm Sóc Khách Hàng Hiệu Quả

Đối với bất kỳ chiến dịch Email Marketing nào, việc tạo các mẫu email chăm sóc khách hàng là vô cùng cần thiết. Không chỉ có tác dụng thúc đẩy lượt tương tác cũng như khả năng gia tăng doanh số, những email này còn là trợ thủ đắc lực giúp mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng trở nên bền chặt hơn, đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn trong tương lai. 

Các yếu tố cần có của Email chăm sóc khách hàng

Quá trình chăm sóc khách hàng không chỉ đơn giản là tận dụng vai trò của email marketing để gửi những lời cảm ơn sau khi mua hàng, hay thông tin giải đáp thắc mắc. Để chiếm được trọn vẹn sự hài lòng của họ, doanh nghiệp cần phải chú ý một số yếu tố sau trong từng nội dung:

Tiêu đề email

Chắc chắn, người tiêu dùng sẽ không bao giờ quan tâm đến một bài thông tin thiếu câu mở đầu, hoặc quá dài dòng khó hiểu. Vì vậy, hãy luôn lựa chọn từ ngữ súc tích nhưng vẫn đi vào đúng trọng tâm mà doanh nghiệp muốn truyền tải đến khách hàng.

Nội dung đi vào trọng tâm

Tiếp theo, khi cung cấp thông tin cần thiết hoặc phương hướng giải quyết vấn đề mà người tiêu dùng đang gặp phải, doanh nghiệp cần trình bày ngắn gọn và dễ hiểu để giúp họ nhanh chóng nắm được những thông tin quan trọng.

Giọng văn phù hợp với đối tượng khách hàng

Bên cạnh đó, một email chăm sóc khách hàng hiệu quả chắc chắn cần có sự đầu tư, trau chuốt về giọng văn và sử dụng ngôn ngữ lịch sự, thể hiện sự tôn trọng đến từ doanh nghiệp. Đây sẽ là cầu nối quan trọng để tạo thiện cảm và duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Xem thêm: 5 Lợi Ích Tuyệt Vời Nhờ Chăm Sóc Khách Hàng Qua Email

Vai trò của Email Marketing trong dịch vụ chăm sóc khách hàng

Dễ dàng tiếp cận

Hiên nay, có thể thấy email đã và đang là một phương thức liên lạc rất thông dụng, hầu như tất cả những người sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính đều sở hữu cho mình ít nhất một tài khoản. Do đó mà email marketing cũng được xem là một trong những phương thức hiệu quả nhất để doanh nghiệp có thể tiếp cận và kết nối với nhóm người tiêu dùng tiềm năng của mình. 

Việc liên kết tài khoản email chăm sóc khách hàng của thương hiệu với những nền tảng mạng xã hội khác nhau sẽ giúp tiến hành đồng bộ và sử dụng chúng cũng diễn ra dễ dàng hơn, giúp gia tăng vô số cơ hội mở rộng dữ liệu tệp thông tin khách.

Tiết kiệm thời gian cho khách hàng bận rộn

Không chỉ giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc tiếp cận đến những khách hàng tiềm năng, vai trò của email marketing còn được thể hiện trong khía cạnh tiết kiệm thời gian cho đối tượng bận rộn. 

Mỗi ngày, cuộc sống bận rộn luôn khiến chúng ta trở nên hối hả và tấp nập của vô vàn công việc, đó là lý do mà phương thức liên lạc với tốc độ nhanh chóng như email luôn được đánh giá cao trong kinh doanh. 

Với cách này, khách hàng có thể giải thích vấn đề mình gặp phải một cách đơn giản và nhanh chóng mà không cần gặp mặt trực tiếp hay chờ nối máy điện thoại.

Giải thích vấn đề chi tiết

Khi sử dụng email, doanh nghiệp có thể tận dụng nhiều tính năng đặc biệt như đính kèm tệp để giúp khách hàng có một cái nhìn chi tiết hơn về sản phẩm. Và nếu như ưu tiên sự ngắn gọn trong trình bày nội dung, phương cách này sẽ giúp doanh nghiệp truyền tải được đầy đủ các thông tin quan trọng cũng  mà không cần diễn giải dài dòng.

Thực hiện được các cuộc khảo sát khách hàng

Bên cạnh những thông tin hữu ích kể trên, email marketing còn giúp doanh nghiệp khảo sát ý kiến của người tiêu dùng vô cùng đơn giản và nhanh chóng. Vì các phần mềm hiện nay đã được cải thiện rất nhiều, chúng không chỉ thu thập ý kiến mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong phân loại và đánh giá dữ liệu.

Ngoài những hình thức marketing tiêu tốn nhiều ngân sách của bạn. Thì cũng có các hình thức marketing 0 đồng mà doanh nghiệp cần biết, giúp tiết kiệm chí phí và mang lại nhiều hiệu quả. 

Các Mẫu Email Chăm Sóc Khách Hàng Hiệu Quả

Email cảm ơn (Thank You Email)

Việc gửi email cảm ơn cho khách hàng sau khi mua hàng là giai đoạn quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì được mối quan hệ lâu dài. Tuy nhiên, đối với loại email này, bạn không nên đề cập quá nhiều đến việc bán hàng mà thay vào đó chỉ nên bày tỏ sự biết ơn vì họ đã tin chọn doanh nghiệp của bạn. 

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể kèm theo mã giảm giá cho đợt mua hàng tiếp theo.

Mẫu email tham khảo:

Email bảng câu hỏi (Questionnaire Email)

Sự tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng luôn là yếu tố được đặt lên hàng đầu trong việc tạo ra sự hài lòng và tăng thêm sự gắn bó. Vì vậy, việc gửi loại email về các bảng  câu hỏi liên quan đến trải nghiệm sử dụng sản phẩm cũng là một cách hiệu quả để tăng mối quan hệ thân thiết giữa đôi bên.

Mẫu email tham khảo:

Email xoa dịu khách hàng khi tức giận

Trong trường hợp khi doanh nghiệp gặp phải những vấn đề xoay quanh việc hiểu lầm đến mức khiến khách hàng tức giận, hãy nhanh chóng trấn an người tiêu dùng bằng cách gửi đến họ những phản hồi nhanh chóng.

Mẫu email tham khảo:

Email phản hồi khiếu nại

Không giống như trường hợp trên, những khiếu nại, phàn nàn từ khách hàng thường có căn cứ và dựa vào những gì đã xảy ra từ phía doanh nghiệp. Trong trường hợp này, bạn cần có sự chuẩn bị kỹ càng để giải quyết khủng hoảng, giữ giọng văn lịch sự và thái độ hợp tác ngay cả khi lời phàn nàn của họ khiến bạn thất vọng.

Mẫu email tham khảo:

Email theo dõi (Follow-up Email)

Việc gửi follow-up email thường xuyên sẽ khiến người nhận cảm thấy mình đang được quan tâm, cũng như cho thấy sự trân trọng khách hàng từ phía doanh nghiệp.

Mẫu email tham khảo:

Từ chối yêu cầu đóng góp hoặc nhận tài trợ

Một khách hàng quan trọng gửi cho doanh nghiệp yêu cầu tài trợ cho một giải đấu địa phương. Sự kiện này rõ ràng là rất quan trọng đối với họ, đồng thời, đây cũng là vị khách hàng quan trọng đối với doanh nghiệp. Rất tiếc, doanh nghiệp không có ngân sách hoặc thời gian để tham gia.

Biện pháp tốt nhất trong tình huống này là tìm cách khéo léo để từ chối để bảo đảm không nên sự phật ý cho khách hàng và giúp duy trì được mối quan hệ về sau.

Mẫu email tham khảo:

Xử lý sự cố hoặc sản phẩm bị lỗi

Khi những người khác dựa vào trang web, gói phần mềm hoặc ứng dụng của doanh nghiệp để điều hành công việc kinh doanh của họ, việc những sản phẩm này bị lỗi trong quá trình hoạt động thật đáng lưu ý. 

Điều này cũng đúng nếu bạn sản xuất một mặt hàng có sai sót. Khi đó, việc lên tiếng chịu trách nhiệm, đảm bảo với khách hàng rằng doanh nghiệp đang hướng tới một giải pháp hiệu quả và duy trì niềm tin của họ là điều vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số điều cần lưu ý:

• Cá nhân hóa mọi email chăm sóc khách hàng.
• Trung thực về những gì doanh nghiệp biết và không biết.
• Cung cấp cho khách hàng một đầu mối liên hệ để biết thêm thông tin.

Cuối cùng, đừng cho khách hàng của doanh nghiệp thêm lý do để thất vọng. Hãy đảm bảo rằng email của doanh nghiệp đã được chỉnh sửa và hiệu đính chính xác.

Hy vọng bài viết đã giúp bạn có thêm được nhiều thông tin hữu ích về việc sử dụng Email Marketing trong việc chăm sóc khách hàng. Tùy vào tình huống cũng như các giai đoạn mà doanh nghiệp có thể lựa chọn mẫu email phù hợp cho tệp khách hàng của mình.