Khi thực hiện email marketing, “Tình trạng bounce email là gì và làm thế nào để giảm thiểu tình trạng này?” chính là một trong những vấn đề cần quan tâm hàng đầu nếu doanh nghiệp không muốn tài nguyên đầu tư bị lãng phí vô ích. Trong trường hợp doanh nghiệp cũng đang thắc mắc về vấn đề này, có lẽ những thông tin dưới đây sẽ là chìa khóa giải đáp cho doanh nghiệp.
1. Email bounce là gì?
Bounce email là gì và những ảnh hưởng của nó đến hiệu quả chiến dịch email marketing như thế nào? Doanh nghiệp cần hiểu rõ những thông tin cơ bản này để ứng dụng các biện pháp khắc phục một cách tối ưu nhất. Đầu tiên, email bounce chính là tình trạng email bị hỏng, không được gửi đi thành công và bị trả lại. Điều này có nghĩa là những nỗ lực tiếp cận khách hàng thông qua các email này đã bị vô hiệu hóa.
Về phân loại, email bounce có hai loại cơ bản, đó là email bounce cứng và email bounce mềm, được phân chia bởi tình trạng email bị trả lại sau khi gửi. Những lý do gây ra tình trạng email bounce khá đa dạng, tuy nhiên, các lý do chủ yếu thường là: email bị từ chối do địa chỉ người nhận không tồn tại, máy chủ phía người nhận từ chối nhận email, hộp thư email phía người nhận đã đầy, nội dung email quá nặng, máy chủ đang quá tải… Nếu xét về độ ảnh hưởng, doanh nghiệp sẽ chịu nhiều ảnh hưởng từ ít đến nhiều, như: tốn thời gian xử lý, lãng phí tài nguyên đầu tư, hiệu quả chiến dịch kém, sụt giảm doanh tiếng… Theo đó, email bounce cứng sẽ đem lại nhiều ảnh hưởng tiêu cực nặng nề cho doanh nghiệp hơn là email bounce mềm.
2. Các biện pháp khắc phục
Sau khi đã hiểu rõ bounce email là gì cũng như các lý do phổ biến gây ra tình trạng này, dưới đây là một số cách khắc phục hiệu quả mà doanh nghiệp nên tham khảo.
- Sử dụng tính năng xác minh tài khoản người gửi
Địa chỉ email không tồn tại, tên miền không tồn tại… là những lý do khá phổ biến khiến doanh nghiệp gặp phải tình trạng email bounce. Để tránh tối đa những trường hợp này, doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng xác minh tài khoản người gửi để chắc chắn rằng doanh nghiệp đang gửi thông điệp đến những địa chỉ email có tồn tại. Bằng cách này, tình trạng email bounce cứng sẽ được tối thiểu đáng kể, tránh gây ra ảnh hưởng quá lớn cho chiến dịch của doanh nghiệp.
- Cập nhật danh sách định kỳ
Trong danh sách email của doanh nghiệp không phải chỉ tồn tại 1 loại email duy nhất, mà đó có thể là tổ hợp của những email tương tác mạnh, email tương tác kém, email không tương tác lâu ngày… Doanh nghiệp có thể sử dụng tính năng lọc email theo yêu cầu trên các nền tảng hỗ trợ email marketing để xác định những nhóm email cụ thể. Sau đó, điều doanh nghiệp cần làm là cập nhật lại danh sách email chỉ với những email có tương tác, đồng thời loại bỏ những email không tương tác lâu ngày để tránh lãng phí tài nguyên đầu tư vào chiến dịch.
- Kiểm tra lỗi đánh máy trước khi gửi
Bên cạnh những lý do đã đề cập ở phần “Bounce email là gì?”, doanh nghiệp có thể sẽ gặp tình trạng này nếu doanh nghiệp mắc lỗi đánh máy khi nhập địa chỉ của người nhận. Đây là một lỗi tuy nhỏ nhưng rất nhiều doanh nghiệp đã mắc phải, vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra lỗi đánh máy cẩn thận trước khi gửi email đến khách hàng. Để tối đa độ chính xác, doanh nghiệp có thể sử dụng những phần mềm hỗ trợ email marketing và tính năng tự động hóa của chúng trong chiến dịch email của mình.
- Xác thực tài khoản email của doanh nghiệp
Tài khoản email của doanh nghiệp chưa được xác thực cũng sẽ là lý do khiến địa chỉ email người nhận từ chối nhận email từ doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần thực hiện các bước xác thực tài khoản trên nền tảng email, đồng thời hạn chế sử dụng nhiều email khi giao tiếp với khách hàng.
Trên đây là những giải đáp tổng quát nhất cho câu hỏi bounce email là gì và đâu là cách khắc phục hiệu quả. Hãy áp dụng để chiến dịch email marketing hiệu quả hơn nhé.
